Introduktion for ledere og beslutningstagere

Følgende sider er primært for ledere/beslutningstagere der arbejder med it afdelinger og deres opbygning. Leder/beslutningstager sider består af:

1. Generelt for ledere og beslutningstagere - det store billede
2. Strategiprocessen - hvordan laver vi en strategi
3. Optimering - hvordan kan en optimerings proces se ud 
4. Selvevaluering - hvordan finder vi selv organisationens svage punkter (steder der skal optimeres) 

Men først lidt overordnede tanker om ITIL og optimering i en it afdeling.

Hvorfor ITIL^®?

Den skærpede konkurrence der er i næsten alle dele af erhvervslivet lægger et stort pres på IT afdelingerne. Dette skyldes hovedsagelig:

1. For at optimere forretningsprocesserne bruges it services i højere og højere grad til at effektivisere. Normalt betyder det at a) it infrastrukturen vokser og dermed bliver sværere at overskue for medarbejderne samt b) forretningen bliver mere og mere afhængig af it
2. Konkurrence gør at forretningen/kunden vil have de leverede services billigere og billigere

Mere end halvdelen af de danske IT afdelinger bruger i dag ITIL® til at optimere deres processer 1). De fleste gør det fordi det er en effektiv måde at foretage optimeringen på og de fleste har behov for at optimere.

Har I behov for optimering af jeres organisation?

Langt de fleste it organisationer har behov for at optimere, derfor burde spørgsmålet nok snarere være "I hvor høj grad har it organisationen behov for at optimere?"

De fleste ledere har nok på fornemmelsen hvor deres organisation står. Til trods for det vil de fleste organisationer have gavn af enten:

1. En bechmark (herunder en TCO analyse) hvor it organisationen bliver målt imod andre tilsvarende organisationer eller
2. En evaluering imod bedst practice rammeværk (som f.eks. ITIL)

Den billigste men samtidigt en meget effektive metode er, at foretage en selv-evaluering. Denne web giver et bud på et værktøj til at foretage en selv-evaluering.

Hvordan optimeres?

Der er i litteraturen mange forslag til hvordan arbejdsgange optimeres, f.eks. Bussiness Process Reenginering (BPR) og LEAN. Mange af forslagene bygger på de samme basis principper fra Deamings Cycle (Plan-Do-Check-Act).

Processer

Lad os slå fast fra starten: For at optimere arbejdsgange er man nødt til at blive enige om hvordan de skal være og fastholde denne beslutning - hvilket i praksis betyder at arbejdsgangene skal skrives ned. Vi skal med andre ord:

• Beskrive processer/procedurer/instruktioner
• Lave rollebeskrivelser på dem der udfører aktiviteterne i processer/procedure/instruktioner

(Tilhøre du en så lille it organisation at det at beskrive processer er at skyde over målet - så stop her! Dette gælder typisk organisationer med under 10 medarbejdere)

Proces forbedring

Det at foretage optimeringer er en proces i sig selv, der på overordnet niveau følger Deamings cirkel: Plan-Do-Check-Act. Denne optimerings proces bruges også til at foretage proces forbedringer (se Leder->Optimerings proces).

Før man går i gang med at definere sin optimerings proces er der en række ting som ledelsen bør tage stilling til. Skriftet "Proces orientering af IT organisationer" giver en kort introduktion til nogle af de ting ledelsen skal have for øje. Andre ting er f.eks.:

• Skal vi søsætte et stort proces optimerings projekt som skal tage et stort skridt fremad eller skal vi uddelegere til en masse medarbejdere at tage en masse små optimerings skridt
• Hvordan følger vi op på at forandringerne bliver gennemført, herunder skal vi lave målinger, hvordan bruges målingerne til at motivere medarbejderne, skal der auditeres så det sikres at processerne følges.
• Hvilke værktøjer skal vi bruge? (F.eks.: Traditionel BPR / Lean / ITILV3 CSI / ITIL V2 Planning to implement service management / Six Sigma)

Diverse vejledninger/anbefalinger:

En praktisk vejledning for it (top) ledelsen i indførelse af (ITIL) processer. 6 sider som kan bruges som tjekliste for ledelsen i it afdelingen (Version 1.0 den 21-05-2007)

Læs mere

De næste sider er

1. Leder generelt (Det store billede)
2. Strategi processen
3. Optimeringsprocessen
4. Selvevaluering - værktøj til at foretage en selv vurdering således at planlægning af optimeringen kan ske optimalt

Note 1: Ifølge undersøgelsen "IT i praksis 2007" som laves af Rambøll Management og Dansk IT.