Generelt om det at være proces ejer

Denne side handler om:

• proces ejeres ansvarsområder
• aktiviteter som proces ejeren skal udføre (eller sikre bliver udført)
• praktiske værktøjer (skabeloner...)
• selvevaluering

Ansvar

Det er proces ejers ansvar at den proces han er ansvarlig for til enhver tid er tilpasset forretningens (processens kunders) behov. Dette omfatter:

1. At tilpasse processen til de skiftende forretnings behov
2. At sikre sig at kvaliteten af resultatet (produkterne/ydelserne der kommer ud af processen) er i orden
3. At sikre sig at processens aktiviteter udføres effektiv (at resultaterne nås ved brugt af færrest mulige resurser)
4. At sikre at der er de fornødne ressourcer til stede til udførelse af processens aktiviteter
5. At sikre at medarbejderne der skal udføre processens aktiviteter er uddannet i processen
6. Sikre at processen bliver fulgt

Disse seks punkter er uddybet i de efterfølgende afsnit.

1. Tilpasse processen til de skiftende forretnings behov

Det er proces ejeres ansvar at processen, værktøjerne der effektivisere processen og de understøttende aftaler vedligeholdes i tråd med forretnings behovene. Dette gøres igennem en række aktiviteter der tilsammen udgør en proces implementerings proces.

2. Resultat mål

For at sikre at resultatet af udførelse af processens aktiviteter er kvalitetsmæssigt i orden skal proces ejer opstille resultat mål og følge med i at disse mål nås. Målene skal være dækkende for hvad der skal komme ud af processen.

3. Effektivitets mål

For at sikre at effektiviteten af processen er optimal opstilles effektivitets mål. der følges op på at målene nås.

4. Sikre fornødne ressourcer

For at udføre aktiviteterne i processen skal der bruges ressourcer i form af medarbejdere og penge.

1. Det skal aftales med linieledere at der skal leveres ressourcer til at udføre aktiviteterne i processen. Det skal endvidere aftales med linielederne hvem der skal planlæge arbejdet og kontrollere at arbejdet bliver udført.
2. Budget skal aftales med relevante budget ansvarlige

5. Uddannelse i processen

Det er proces ejerens ansvar at relevante personer (både medarbejdere i egen organisation samt eksterne leverandører) er uddannet i processen så de kan følge den. Desuden skal han sikre sig at de ressourcer der stilles til rådighed har den fornødne uddannelse til at kunne udføre processens aktiviteter effektivt.

6. Sikre at processen følges

At følge op på resultat og effektivitets mål sikre til en vis grad at processen følges. Yderligere skal der udføres audit (kontrol af at processen følges), audit bør koordineres på tværs af alle processer.

MANGLER!

Proces Management

Introduktion

Denne proces er ikke beskrevet endnu!

Procedurer og Aktiviteter

For at proces ejeren kan leve op til sit ansvar må han udføre en række aktiviteter. Disse aktiviteter kan samlet beskrives i en proces implementerings (og vedligeholdelses) proces. Hoved aktiviteterne i denne proces er:

• Indsamle forretningskravene til processen
• Opstille præcise og målbare krav til processen
• Implementer proces ændringer
• Mål på om målene blev nået
• (Start forfra)

Dette er den traditionelle BPR måde at indføre proces forbedringer. For en kort beskrivelse af denne proces se de efterfølgende afsnit. En mere uddybende beskrivelse kan findes i megen litteratur herunder i ITIL® version3 bogen: "Continual Service Improvement" og i ITIL® verison 2 bogen "Planning to implement service management"

Proceduren: Proces management

For at proces ejeren kan leve op til sit ansvar må han udføre en række aktiviteter. Disse aktiviteter kan samlet beskrives i en proces implementerings (og vedligeholdelses) proces. Hoved aktiviteterne i denne proces er:

• Indsamle forretningskravene til processen
• Opstille præcise og målbare krav til processen
• Implementer proces ændringer
• Mål på om målene blev nået
• (Start forfra)

Dette er den traditionelle BPR måde at indføre proces forbedringer. For en kort beskrivelse af denne proces se de efterfølgende afsnit. En mere uddybende beskrivelse kan findes i megen litteratur herunder i ITIL® version3 bogen: "Continual Service Improvement" og i ITIL® verison 2 bogen "Planning to implement service management"

1. Indsamle forretningskravene til processen

2. Opstille præcise og målbare krav til processen

3. Implementer proces ændringer

4. Mål på om målene blev nået

Foretag målinger og lav evt. korigerende handlinger

Evaluering

Bemærk at der bør tages stilling til disse udsagn for hver proces der er formelt implementeret!

Her følger en række overordnede udsagn.
Prøv at tage stilling til om de passer med jeres it organisation. Dette kan f.eks. gøres ved for hvert udsagn at være: "Fuldstændig enig", "Næsten enig", "Lidt enig" og "Uenig".

• Der sker regelmæssig audit af processerne

Ønsker du at få præsenteret alle udsagnene, ikke kun de overordnede, i et skema med mulighed for maturity beregning skal du foretage login

Forslag til videre læsning:

Denne web indeholder følgende sider direkte rettet imod ledere/beslutningstagere - (proces ejer er en proces leder):

1. Optimerings processen (CSI) - at optimere processer er en del af den generelle optimerings proces
2. Selvevaluering - værktøj til at foretage en selv vurdering således at planlægning af optimeringen kan ske optimalt

Andre sider som kan være interessante:

• ITIL® - om ITIL® rammeværket
• Beskrivelse af de enkelte processer (findes i menuen under hovedpunktet "Proces ejere")